Whistleblowing - Legal Information

Procédure de signalement de Schweitzer Project S.p.A.

Objet et champ d'application
Définitions et abréviations
Objet du signalement
Procédure de signalement et canaux disponibles
Canaux internes
Signalement écrit à envoyer dans une enveloppe scellée
Signalement dans le cadre d’une réunion personnelle
Canaux externes
Divulgation
Plainte
Vérification du signalement
Protection et responsabilité de l’auteur du signalement
Traitement des données à caractère personnel

1. Objet et champ d'application

Le présent document décrit la procédure de signalement adoptée par Schweitzer Project S.p.A. (également Schweitzer ou la Société) aux fins d’une application en bonne et due forme de la législation en vigueur. En particulier, la procédure suivante décrit les exigences en matière de signalements internes et externes ainsi que les canaux de communication mis à disposition.

Pour la transmission des signalements de comportements illicites, des canaux de communication doivent être mis en place pour permettre le traitement confidentiel des informations relatives à l'identité des auteurs de signalements. Les signalements de comportements illicites doivent toujours être étayés et se fonder sur des faits spécifiques et cohérents. En particulier, toute forme de représailles à l'encontre des auteurs de signalements dans le cadre de la relation de travail doit être proscrite.

Avec le Décret-législatif italien n° 24/2023, le champ d'application subjectif a été élargi par rapport aux dispositions précédentes en la matière. En vertu des dispositions légales susmentionnées, les personnes suivantes peuvent émettre des déclarations protégées :

les employés des administrations publiques ;
les employés des concessionnaires de services publics ;
les employés des entités du secteur privé ;
les travailleurs indépendants ;
les travailleurs ou les collaborateurs, qui sont employés par des entités du secteur public ou privé ;
les professions libérales et les consultants ;
les bénévoles et les stagiaires, rémunérés ou non ;
les actionnaires et les personnes exerçant des fonctions d'administration, de gestion, de contrôle, de surveillance ou de représentation;
les facilitateurs ;
les employés ou collaborateurs pendant la période d'essai ou suite à l’extinction de la relation juridique si les informations sur les violations ont été acquises au cours de ladite relation ;
les personnes qui se trouvent dans le même environnement de travail que l’auteur du signalement ;
les collègues de travail de l’auteur du signalement ;
les entités détenues par l’auteur du signalement ;
les personnes qui sont liées à l’auteur du signalement par une relation affective ou familiale stable jusqu'au quatrième degré.

Pour une liste exhaustive, merci de vous rapporter au Décret-législatif italien n° 24/2023.

Les sources normatives de référence et les lignes directrices sont les suivantes :

Loi italienne du 30 novembre 2017, n° 179 intitulée « Dispositions relatives à la protection des auteurs de signalements d’infractions ou d’irrégularités dont ils ont eu connaissance dans le cadre d'une relation de travail publique ou privée ».
Décret législatif italien n° 24 du 10 mars 2023 portant « Transposition de la directive (UE) 2019/1937 du Parlement européen et du Conseil sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union et fixant des règles pour la protection des personnes qui signalent des violations du droit national".
Règlement européen 2016/679 (Règlement général sur la protection des données - RGPD) - Règlement européen sur la protection des données et Décret-législatif italien n° 196/2003 - Code de protection des données à caractère personnel, harmonisé par le Décret-législatif italien n° 101/2018 ;
Lignes directrices de l'ANAC n° 311/2023 intitulées « Lignes directrices sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union et sur la protection des personnes qui signalent des violations du droit national. Procédures de transmission et de traitement des signalements externes ».

2. Définitions et abréviations

ANAC : Autorité nationale italienne de lutte contre la corruption (Autorità Nazionale Anticorruzione).

Contexte professionnel : Activités professionnelles actuelles ou passées exercées dans le cadre d'une relation de travail avec l’entreprise qui permettent à une personne, quelle que soit la nature de ces activités, d'obtenir des informations sur les violations. En cas de dénonciation publique ou d'accusation ouverte, un auteur de signalement sur le lieu de travail risquerait de subir des représailles.

Personne impliquée : Personne physique ou morale désignée dans le rapport ou la publication interne ou externe comme la personne à laquelle la violation ou l'irrégularité est imputée ou qui est impliquée d'une autre manière dans l'irrégularité signalée ou rendue publique.

RGPD : Règlement européen 2016/679 (Règlement général sur la protection des données - RGPD).

Destinataire : Personne physique ou morale responsable de la réception des signalements.

Auteur du signalement : Personne physique qui réalise un signalement étayé de comportement illicite basé sur des faits spécifiques et cohérents.

Canal : Canaux de communication à travers lesquels les messages peuvent être transmis.

Signalement : Transmission écrite ou verbale d'informations sur les violations aux organes internes ou externes responsables.

Gestionnaire des signalements : Personne responsable de la réception, de l'examen, de l'évaluation et de la finalisation des signalements.

Processus de signalement : Processus formel de signalement aux autorités compétentes (à travers des canaux internes ou externes) d'un comportement illicite ou qui viole les normes de l’entreprise.

Facilitateur : Personne qui soutient un informateur dans un contexte professionnel dans le cadre du processus de signalement et dont le soutien doit être traité de manière confidentielle conformément au Décret-législatif italien n° 24/2023.

Retour : Fourniture d'informations aux parties signalantes sur les mesures prises ou prévues suite au signalement.

Entreprise : Schweitzer Project S.p.A.

Divulgation publique : Publication d'informations sur les infractions dans la presse, les médias numériques, sur Internet ou de toute autre manière susceptible d'atteindre un grand nombre de personnes.

3. Objet du signalement

L'objectif de la procédure est de réglementer le processus de réception, d'analyse et de traitement des signalements, quel qu'en soit l'auteur. Toutefois, les auteurs de signalements doivent avoir eu connaissance d'événements ou de situations à signaler en raison du contexte professionnel.

Il n'existe pas de liste exhaustive de toutes les violations possibles qui peuvent être signalées. Toutefois, les problèmes signalés doivent au moins être susceptibles de porter atteinte à l'intégrité et à l'éthique de l'entreprise ou de violer la législation nationale/européenne.

En particulier, il est renvoyé aux actes et omissions suivants :

Infractions pénales ;

Délits ;
Infractions administratives ;
Infractions comptables ;
Irrégularités - éléments concrets (indices symptomatiques) de nature à laisser penser à l’auteur du signalement que l'une des violations prévues par le décret pourrait être commise - (article 2, alinéa 1(b) du Décret-législatif italien n° 24/2023) ;
Violations du droit de l'UE ;
Actes ou omissions préjudiciables aux intérêts financiers de l'Union européenne ;
Actes ou omissions relatifs au marché intérieur qui compromettent la libre circulation des marchandises, des personnes, des services et des capitaux ;
Actes ou comportements qui vont à l'encontre de l'objet ou du but des dispositions de l'Union européenne ;
Actes ou omissions qui violent le code d'éthique ou d'autres règles de la Société ;
Actes ou comportements susceptibles de causer un préjudice financier à la Société ;
Actes ou comportements susceptibles de nuire à l'image de la Société ;
Actes ou comportements susceptibles de porter atteinte à la santé ou à la sécurité des employés de la Société, à des clients et des citoyens ou de nuire à l'environnement ;
Actes ou comportements préjudiciables aux utilisateurs ou aux employés ou à d’autres personnes exerçant leurs activités auprès de la Société.

Les domaines suivants sont exclus du champ d'application des signalements (voir l’article 1 du Décret-législatif italien n° 24/2023) :

Contestations, réclamations ou demandes relatives à un intérêt personnel de l’auteur du signalement ;
Signalements de violations dans le domaine de la sécurité nationale et des marchés publics liés à la défense ou à la sécurité nationale - des dispositions spéciales s'appliquent à ces domaines.

Les informations relatives aux infractions à signaler et à notifier ne doivent jamais comprendre des :

Informations manifestement infondées ;
Informations déjà largement diffusées ;
Informations obtenues uniquement sur la base d'indiscrétions ou de rumeurs peu fiables.

Pour la liste complète, merci de vous rapporter au Décret-législatif italien n° 24/2023.

4. Procédure de signalement et canaux disponibles

Schweitzer a chargé l'association professionnelle Bergs&More (www.bergsmore.com) de traiter les signalements au nom de la Société, conformément à la législation en vigueur.

Les violations de la législation nationale doivent être signalées par le biais des canaux internes disponibles. Si les conditions préalables sont remplies, les canaux externes peuvent être utilisés comme alternative. Les violations du droit de l’UE peuvent être signalées par le biais de canaux internes et externes, à travers la divulgation publique et le lancement d’alerte.

4.1 Canaux internes

Conformément aux dispositions du Décret-législatif italien n° 24/2023, Schweitzer a mis en place des canaux internes permettant d'effectuer des signalements sous forme ordinaire ou anonyme. Conformément à l'article 5, alinéa 1, point e), du Décret-législatif italien n° 24/2023, des informations claires sur le processus, les procédures et les exigences en matière de signalements internes et externes doivent être fournies.

Afin de garantir une visibilité adéquate sur le lieu de travail et l'accessibilité aux personnes qui, bien que ne se trouvant pas dans ces lieux, entretiennent une relation juridique avec l'entreprise, cette procédure est publiée sur le site web de l'entreprise.

Les utilisateurs de ces canaux ont la garantie d'un traitement confidentiel de toute information relative à leur identité ou au contenu du signalement. En tout état de cause, les auteurs de signalements recevront un accusé de réception de leur signalement dans les 7 jours suivant son envoi.

Les signalements émis doivent contenir les informations suivantes :

les données de base de l’auteur du signalement (dans le cas d'un signalement ordinaire) ;
la description claire et exhaustive des faits rapportés ;
les circonstances temporelles et locales dans lesquelles l'infraction a été commise ;
les informations ou les circonstances permettant d'identifier la ou les personnes ayant commis l'infraction signalée ;
l’indication d’éventuelles autres personnes en possession d'informations pertinentes sur les faits signalés ;
l'indication et l'annexion de documents confirmant l'exactitude des faits ou des circonstances signalés ;
toute autre information susceptible de fournir des indications utiles sur l'existence et l'exactitude des faits ou circonstances signalés.

Signalement écrit à envoyer dans une enveloppe scellée

Les rapports peuvent être envoyés sur papier dans une enveloppe scellée à Bergs&More, en sa qualité de gestionnaire des signalements (www.bergsmore.com). L'enveloppe doit porter la mention « NE PAS OUVRIR – Confidentiel » et être envoyée à l'adresse suivante : Bergs&More, Via Museo 31, 39100 Bolzano (BZ). L’auteur du signalement doit joindre les coordonnées des personnes à contacter pour obtenir un retour ou des informations complémentaires.

L’auteur du signalement recevra un retour dans un délai de trois mois suite à l’écoulement d’une période de sept jours à compter de l’émission du signalement (prolongeable jusqu'à un maximum de six mois dans le cas d'activités d'enquête complexes). Le gestionnaire des signalements indiquera à l’auteur du signalement le résultat final.

Signalement dans le cadre d’une rencontre en personne

S'il le souhaite, l’auteur du signalement peut organiser une rencontre en personne avec le gestionnaire des signalements. Pour organiser une telle réunion, merci d’appeler le numéro de téléphone suivant : +39 0471 324932. Le gestionnaire des signalements doit vérifier scrupuleusement les signalements et fournir un retour dans un délai de 3 mois suite à l’écoulement d’une période de 7 jours à compter de l’émission du signalement (prolongeable jusqu'à un maximum de six mois en cas de complexité importante). Le gestionnaire des signalements indiquera à l’auteur du signalement le résultat final.

4.2 Canaux externes

Dans certaines circonstances, les auteurs de signalements peuvent également utiliser un canal externe pour émettre des signalements. L'une des conditions suivantes doit être remplie :

Les canaux internes prescrits ne sont pas actifs ou le traitement confidentiel des données relatives à l‘identité l’auteur du signalement n’est pas garanti ;
L’auteur du signalement a déjà émis un signalement par le biais des canaux internes de l'entreprise et celui-ci n’a pas été correctement géré ;
L'auteur du signalement a des motifs raisonnables de croire qu'un signalement à travers les internes ne ferait pas l'objet d'un suivi adéquat et qu'il y aurait un risque de représailles ;
L’auteur du signalement a des motifs raisonnables de croire que l'infraction peut constituer une menace immédiate ou évidente pour l'intérêt public (par exemple, pour la sécurité publique, la santé publique ou la protection de l'environnement).

Dans ce cas, le signalement correspondant peut être émis sur le site institutionnel de l'ANAC, à la rubrique « Whistleblowing » :https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

Si un signalement passe par le canal externe, celui-ci sera examiné par l'ANAC, qui donnera également à l’auteur du signalement un retour sur l'examen initial et le résultat final de l'enquête (voir. Section III du Décret-législatif italien n° 24/2023).

4.3 Divulgation

L’auteur du signalement qui publie des informations sur des irrégularités et des violations de la loi est protégé contre toute sanction ou conséquence juridique par les dispositions du Décret-législatif italien n° 24/2023 si les conditions suivantes sont remplies :

l’auteur du signalement a déjà présenté un rapport interne et externe ou a soumis directement un rapport externe sans avoir reçu de retour sur les mesures prévues ou prise ;
l’auteur du signalement a des motifs raisonnables de croire que l'infraction peut représenter un danger immédiat ou évident pour l'intérêt public ;
l’auteur du signalement a des motifs raisonnables de croire que le signalement externe risque d’entraîner des représailles ou qu'il ne peut être poursuivi efficacement en raison de circonstances particulières. À titre d’exemple, il est renvoyé à la possibilité de dissimuler ou de détruire des preuves ou à la crainte fondée que le destinataire du signalement coopère avec l'auteur de l'infraction ou y soit impliqué.

4.4 Plainte

Le Décret-législatif italien n° 24/2023 prévoit également la possibilité pour les auteurs de signalements de s'adresser aux autorités judiciaires et comptables nationales compétentes pour déposer une plainte formelle concernant un comportement illicite dont ils ont eu connaissance dans le cadre d'une relation de travail.

Dans ce cas-là également, les mêmes règles de confidentialité des informations relatives à l'identité de l’auteur du signalement et au contenu des signalements s'appliquent et doivent être respectées par les autorités compétentes.

4.5 Vérification du signalement

Le gestionnaire des signalements est chargé de gérer et de vérifier l'exactitude des faits présentés dans le rapport. Le gestionnaire des signalements doit respecter les principes d'impartialité et de confidentialité. Le gestionnaire doit prendre toutes les mesures jugées appropriées pour s'assurer que les faits signalés sont soigneusement examinés. Ceci implique notamment de s’entretenir personnellement avec l’auteur du signalement ainsi qu’avec toute autre personne susceptible de fournir des informations pertinentes sur les incidents signalés. Cette approche holistique garantit que le processus d'examen est transparent, équitable et complet.

Si les vérifications du gestionnaire des signalements montrent que le signalement émis est justifié, les mesures suivantes peuvent être prises :

le résultat de l'enquête menée par le gestionnaire des signalements sera communiqué au dirigeant responsable de l’entreprise afin qu’en l’espèce, des mesures appropriées puissent être prises;
le département concerné est invité à prendre des mesures supplémentaires pour protéger adéquatement l'entreprise et prévenir les irrégularités ou illégalités signalées ;
il est possible de déposer une plainte auprès de l'autorité judiciaire compétente afin de respecter le cadre juridique et, le cas échéant, engager des poursuites pénales.

5. Protection et responsabilité de l’auteur du signalement

Les personnes visées au point 1 sont visées par les dispositions relatives à la protection des auteurs de signalements énoncées à l'article 3 du Décret législatif italien n° 24/2023. Ces personnes doivent être convaincues de la véracité du signalement au moment où celui-ci est émis, et émettre le signalement selon les modalités décrites dans le présent document et prévues par le Décret-législatif italien n°. 24/2023.

L'identité de l’auteur du signalement ainsi que toute information pouvant conduire directement ou indirectement à cette identité ne peuvent être divulguées sans le consentement explicite de l’auteur du signalement. Cette confidentialité s'étend également aux personnes impliquées mentionnées par l’auteur du signalement, ainsi qu'à tout intermédiaire ou autre personne mentionnés dans le signalement.

Si, au moment de la divulgation ou de la diffusion, il existe des motifs légitimes de croire que la divulgation ou la diffusion des informations en question est nécessaire à l'enquête portant sur l'infraction, l’auteur du signalement, conformément à l'article 3 du Décret-législatif italien n° 24/2023, échappe également à toute sanction dans les cas suivants :

si des informations sont divulguées ou diffusées sur des infractions relevant de l'obligation de confidentialité ou concernant la protection des droits d'auteur ou la protection des données à caractère personnel ;
si des informations sur des infractions portant atteinte à la réputation de la personne concernée ou signalée sont divulguées ou diffusées.

Toute responsabilité civile ou administrative est exclue dans les cas susmentionnés.

Cette disposition ne s'applique pas aux comportements, actions ou omissions qui ne sont pas liés au signalement, à la notification aux autorités, à la publication de la violation ou qui ne sont pas absolument nécessaires pour découvrir la violation.

6. Traitement des données à caractère personnel

Le traitement des données à caractère personnel dans le cadre des signalements est effectué par Schweitzer en tant que responsable du traitement, conformément aux principes et réglementations européens et nationaux en matière de protection des données. Les signalements reçus, les informations et les communications entre l’auteur du signalement et le gestionnaire des signalements sont consignés et conservés conformément aux règles applicables en matière de protection des données et aux garanties légales de confidentialité de ces informations. Les signalements reçus contiennent des données à caractère personnel et ne peuvent être traités et conservés que pendant la durée nécessaire à leur traitement. Cette période comprend l'analyse, la poursuite de l'enquête, la communication des résultats et la possibilité de formuler des commentaires supplémentaires.

Les rapports ne sont en aucun cas conservés plus de cinq ans après que l’auteur du signalement a été informé des résultats des tests. En ce qui concerne l'accès aux données à caractère personnel, celles-ci ne sont connues que de l’auteur du signalement et, si cela est défini dans un acte organisationnel spécifique, des employés impliqués dans l’élaboration du rapport. Dans le cadre de l'examen du rapport, le gestionnaire des signalements peut partager des informations anonymes sur des activités et des faits spécifiques afin d'assurer le suivi et la vérification du signalement émis.

En outre, les droits énoncés aux articles 15 à 22 du RGPD 2016/679 peuvent être exercés dans les limites de l'article 2 du Décret-législatif italien du 30 juin 2003, n° 196.

(document remis le 15/12/2023)

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